Come funziona il registratore di cassa telematico: la guida su norme, funzioni e
opportunità
Cos’è il registratore di cassa telematico (RT)
Il registratore di cassa telematico o RT può essere definito come l’evoluzione digitale dei sistemi tradizionali di gestione delle transazioni commerciali.
In un’epoca in cui la digitalizzazione è alla base della competitività di ogni impresa, anche il mondo dei negozi sta abbracciando soluzioni innovative per migliorare i parametri di efficienza e offrire una migliore esperienza ai clienti, da cui dipende larga parte del proprio successo.
Nel dettaglio, un registratore di cassa telematico è un dispositivo elettronico utilizzato per registrare le vendite e gestire le operazioni di cassa, con la particolarità di trasmettere i dati delle transazioni in maniera telematica all’Agenzia delle Entrate, conformemente alla normativa fiscale vigente. È composto da diverse parti, sia hardware che software/firmware, che lavorano insieme per garantire la funzionalità, la sicurezza e la conformità con le leggi fiscali.
Oltre a garantire la conformità normativa, il registratore di cassa telematico può incorporare una serie di funzionalità avanzate che vanno oltre la registrazione e la trasmissione delle transazioni, contribuendo di fatto alla digitalizzazione dei processi del punto vendita.
I benefici del registratore di cassa digitale
Il registratore di cassa digitale è, per prima cosa, lo strumento indispensabile per assolvere agli obblighi di legge relativi all’invio telematico dei corrispettivi. Tuttavia, come spesso accade nel mondo della trasformazione digitale, è anche un’opportunità straordinaria perché si configura come una leva di innovazione e crescita per i commercianti, aprendo la porta a una serie di benefici che vanno ben oltre la sola conformità alla legge.
Obbligo registratore di cassa telematico: i punti chiave
In Italia, gli esercizi commerciali che effettuano cessioni di beni o prestano servizi hanno l’obbligo del registratore di cassa telematico. La normativa sul registratore di cassa l’ha sancito a seguito di un iter pluriennale che ha conosciuto alcune tappe importanti.
- Decreto Legislativo 127/2015. Il decreto ha stabilito che tutti i commercianti con un volume d’affari pari o superiore a 400 mila annui debbano adottare il registratore telematico entro il 1° luglio 2019.
- 28 ottobre 2016. Tramite apposito provvedimento, l’Agenzia delle Entrate ha fissato i requisiti tecnici del registratore telematico o RT.
- 1° gennaio 2021. Con apposito provvedimento, la disposizione del registratore di cassa telematico viene estesa a tutte le attività commerciali, con alcune deroghe.
- 1° gennaio 2022. Questa è la data di fine di diverse concessioni e proroghe. Chiunque effettui vendite al dettaglio deve possedere oggi un registratore telematico.
È importante sottolineare che la normativa fiscale è in continua evoluzione. Cambiamenti nelle aliquote IVA e l’implementazione di nuove iniziative, come la lotteria degli scontrini, sono alcuni esempi di fattispecie che il registratore telematico deve recepire. Pertanto, è fondamentale che i gestori rimangano aggiornati sulle ultime disposizioni e che possano contare su un servizio di gestione e di aggiornamento costante.
Come scegliere il registratore di cassa telematico
La scelta del registratore di cassa telematico è un passo fondamentale per ogni attività commerciale, poiché influenza direttamente l’efficienza, la produttività e l’esperienza del cliente. Per capire come scegliere il proprio registratore digitale, è ideale tenere in considerazione alcuni elementi chiave.
- Facilità di installazione, uso e aggiornamento. Una procedura di installazione rapida e un’interfaccia user-friendly riducono i tempi di apprendimento del personale, con contestuale miglioramento dell’efficienza.
- Integrabilità. La capacità del registratore di cassa telematico di integrarsi con altri sistemi usati nell’attività, come software di contabilità, di fatturazione e gestione magazzino, è cruciale per garantire un flusso di lavoro ottimale.
- Funzionalità gestionali avanzate. Al di là dello scopo per cui è nato, un buon registratore telematico può contribuire in modo netto all’efficienza gestionale e all’esperienza del cliente. Qui, le differenze tra i modelli e i produttori sono determinanti.
- Assistenza e supporto. Come anticipato, il registratore di cassa telematico è soggetto ad aggiornamenti e revisioni. Inoltre, essendo il cuore pulsante dell’attività commerciale, deve garantire massimi livelli di operatività. Un supporto tecnico affidabile e tempestivo, specie da remoto, è essenziale in tal senso.
Come installare e attivare il registratore di cassa telematico
L’installazione e l’attivazione del registratore di cassa telematico (RT) sono fondamentali per l’operatività del punto vendita e per l’adempimento degli obblighi normativi.
I produttori tendono non solo a realizzare dispositivi fisici di dimensioni compatte e poco ingombranti, ma anche a semplificare il più possibile le procedure di configurazione e attivazione. Ciò nonostante, trattandosi di procedure regolate e vincolanti, è sempre d’obbligo farsi assistere da un partner specializzato (Laboratori Autonomi certificati dall’Agenzia delle Entrate). Di seguito, una panoramica semplificata delle fasi più importanti.
- Installazione fisica. Comprende non soltanto il corretto posizionamento, ma anche la connessione con periferiche esterne (come le stampanti) e l’attivazione di connettività web via cavo o Wi-Fi.
- Censimento. Il Laboratorio Autonomo autorizzato dall’Agenzia delle Entrate (AdE) si occupa delle procedure iniziali per rendere operativo il registratore telematico. Tra queste procedure c’è anzitutto il censimento, che ha l’obiettivo di notificare all’AdE l’effettiva esistenza del registratore di cassa telematico.
- Attivazione. L’attivazione consiste nell’associare la Partita Iva dell’esercente a quello specifico registratore telematico. La conferma di questa operazione può essere verificata dall’esercente attraverso la consultazione del proprio cassetto fiscale.
- Messa in servizio. La messa in servizio è l’operazione che consente all’RT di iniziare a memorizzare dati sulla memoria fiscale e, alla chiusura serale, provvedere all’invio dei corrispettivi all’Agenzia delle Entrate.
Le procedure di cui sopra vengono regolarmente espletate dall’azienda abilitata da cui si ha acquistato il registratore telematico.
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Quali sono le principali funzionalità del registratore di cassa telematico
Come funziona il registratore di cassa telematico? Il dispositivo fornisce un’ampia gamma di funzionalità, alcune obbligatorie per legge, altre finalizzate a potenziare il business degli esercenti attraverso una maggior produttività, efficienza o innovazione. Se la parte obbligatoria è comune a tutti i dispositivi in commercio, l’altra dipende dall’ecosistema di soluzioni che il produttore mette a disposizione degli esercenti.
- Registrazione e invio delle transazioni. La funzione principale dell’RT è la registrazione sicura e affidabile di ogni transazione commerciale con i relativi dettagli. L’apparecchio emette documenti commerciali (ex scontrini) che, come tali, possono essere trasmessi tramite canali digitali o stampati.
- Funzionalità gestionali. Il registratore telematico è il cuore pulsante di un punto cassa moderno e connesso, che va molto al di là della pura e semplice registrazione e trasmissione dei corrispettivi. A seconda delle funzionalità previste dal software, è possibile monitorare e gestire le promozioni e i programmi di loyalty direttamente dal punto cassa, governare al meglio i prodotti presenti in negozio e in magazzino, ma anche spingersi nell’area degli acquisti e della gestione del personale.
- Funzionalità analitiche. Dal registratore telematico passano nativamente tutte le transazioni del punto vendita. È quindi possibile espanderne le potenzialità con funzioni di analisi delle vendite e di generazione di report dettagliati sulle performance del punto vendita. Nulla vieta, inoltre, l’applicazione di tecniche di analisi avanzate - ad esempio a supporto della previsione della domanda.
Invio corrispettivi telematici, come orientarsi
Storno scontrino, cos’è e come funziona
Lo storno dello scontrino, noto anche come annullamento dello scontrino, è una procedura fondamentale per annullare una vendita già conclusa e memorizzata nel registratore di cassa telematico (RT).
In linea generale, questa procedura include due casistiche: l’annullamento totale e quello parziale, entrambe governate direttamente dal registratore telematico secondo procedure ad hoc. Senza dimenticare che ci sono strumenti tecnologici idonei per semplificare questi compiti.
Cosa fare in caso di errori nei registratori di cassa telematici
Non sono rari i casi in cui i registratori telematici smettano di funzionare. In questo caso, al guasto totale dell’apparecchio si affiancano casistiche più specifiche di errori nella trasmissione dei dati, problemi di conformità, di firma e molto altro.
Il registratore telematico restituisce gli appositi messaggi e codici di errore, ma orientarsi tra tutte le casistiche possibili non è semplice. Tra gli alert più importanti per gli utenti ce ne sono quattro che richiedono un intervento immediato.
- 00000: in questo caso il file XML non è conforme al tracciato.
- 00200: questo codice indica che il dispositivo non è attivato.
- 00208: qui l’alert indica che i dati legati all'intervento tecnico non sono congruenti.
- 99999: questo codice riporta che il file XML ha una firma non integra.
Emerge così l’importanza del servizio di assistenza da remoto, che è fondamentale non solo per risolvere il problema in tempi congrui, ma anche per garantire la conformità delle operazioni al dettato normativo. In casi come questi, ricorrere al fai-da-te non è la scelta migliore.
Gestione code in cassa, come ottimizzare
I tempi di attesa in cassa sono da sempre uno dei problemi di qualsiasi contesto retail, e la digitalizzazione del punto cassa ha un ruolo determinante a tal proposito.
Nell’ultimo decennio, infatti, gli operatori del comparto si sono affidati con sempre maggiore frequenza a strumenti di self checkout, ovvero apparecchiature di pagamento (solitamente dei totem interattivi) che consentono ai clienti di scannerizzare e pagare autonomamente i propri articoli oppure, ad esempio nel contesto della ristorazione, di effettuare un ordine e di pagarlo senza dover passare per la cassa tradizionale. I benefici in chiave di shopping experience, ma anche di efficienza del punto vendita (causa automazione), sono netti, a partire dalla percezione del cliente sull’attività commerciale.
Il ruolo del gestionale nel registratore di cassa digitale
Il concetto di punto cassa evoluto sta prendendo piede e si basa proprio sull’integrazione delle funzionalità tradizionali dei registratori di cassa con l’universo gestionale del punto vendita.
A livello pratico, il punto cassa evoluto non è solo il punto conclusivo dell’esperienza d’acquisto, ma il centro nevralgico dell’intera operatività del negozio. Grazie all’apposito gestionale, infatti, da lì si possono effettuare analisi personalizzate dell’incassato, rilevare trend di vendita, automatizzare i processi amministrativi nonché definire campagne di comunicazione con il cliente (in ottica di customer engagement).
In questa prospettiva, un applicativo cloud-based integrato nell’RT fa la differenza: nonostante si affidi a un’infrastruttura in cloud - con tutti i vantaggi correlati come il backup e assistenza remota - è una solida soluzione offline che assicura la piena operatività anche nel caso di problemi di connessione Internet. Quando poi viene supportato da un ecosistema online come DTR Service, diventa facile e veloce avere una panoramica delle attività chiave dell’esercizio commerciale.
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Manutenzione e aggiornamento dei registratori di cassa telematici
La verifica periodica del registratore telematico (RT) è una pratica imposta dalla normativa in essere. Il suo scopo è assicurare la conformità al dettato normativo e il corretto funzionamento del dispositivo. Questa procedura implica un’analisi hardware e software e viene condotta da un tecnico autorizzato dall’Agenzia delle Entrate, che solitamente lavora per l’azienda produttrice e/o distributrice dell’RT.
Questa circostanza permette agli esercenti di valutare la qualità dell’assistenza: un ottimo operatore assiste il suo cliente in tutte queste fasi, è proattivo e fa in modo – grazie anche all’assistenza da remoto – che tale adempimento sia il più rapido e indolore possibile
Hai dubbi sulla verifica periodica?
Un caso pratico: DGFE in esaurimento
Il Giornale di Fondo Elettronico (DGFE) è un dispositivo che memorizza le copie degli scontrini emessi dai registratori di cassa, sostituendo la conservazione cartacea. Qualsiasi registratore telematico, in generale, avvisa l’utente dell’esaurimento del DGFE, così da avere il tempo necessario per attivare la procedura; l’operatività viene normalmente affidata a un ente autorizzato dall’Agenzia delle Entrate, che solitamente è l’azienda stessa da cui si ha acquistato l’apparecchio. La procedura in sé è quindi piuttosto semplice.
- Occorre contattare il tecnico autorizzato, di solito è l’azienda che ha installato l’apparecchio.
- L’operatore individuato procede poi con la sostituzione della memoria DGFE e, contestualmente, può eseguire anche la verifica periodica del registratore telematico se prossima alla scadenza o se inclusa in un eventuale contratto di assistenza post-vendita.
- Infine, occorre conservare la memoria DGFE per motivi fiscali.
Perché serve il cloud per il punto cassa
Il cloud è il principale abilitatore di trasformazione digitale e questo vale anche e soprattutto per i singoli punti vendita.
Sfruttare le potenzialità del cloud significa non solo abilitare servizi di monitoraggio e di gestione da remoto (si pensi alla possibilità di visualizzare gli incassi della giornata con lo smartphone), ma anche ampliare le potenzialità del punto cassa con applicativi, moduli e servizi dedicati che, come visto, vanno dalla gestione amministrativa alla loyalty fino a opzioni verticali come la gestione delle ordinazioni per un ristorante.
Se sfruttato adeguatamente, il cloud si rivela un’opportunità chiave non solo per gli esercenti, che tramite il cloud intraprendono un percorso di digitalizzazione a tutto tondo, ma anche per i rivenditori dei registratori telematici, i quali possono fornire servizi di assistenza di altissimo livello e con costi minimi.
A chi rivolgersi per i registratori di cassa telematici
Per rispondere a questa domanda, bisogna tener conto di due punti di vista differenti, quello dell’esercente e quello del rivenditore.
Entrambi, infatti, puntano a un prodotto affidabile e versatile, volto a soddisfare i requisiti di legge e ad accompagnare commercianti e rispettivi punti vendita nel processo di digitalizzazione. È dunque fondamentale che il produttore, oltre a garantire l’elevata qualità del dispositivo, la durata nel tempo e il continuo aggiornamento, abbia un approccio fortemente orientato all’innovazione.
Per entrambe le figure è poi fondamentale l’assistenza. Se l’utente finale chiede reattività e trasparenza rispetto alle proprie attività, che non devono essere influenzate da interventi lunghi, laboriosi e tecnicamente complessi, il rivenditore di RT vuole poter fornire un servizio di qualità in modo efficiente, ovvero limitando i costi solitamente riconducibili al tempo e agli spostamenti.
Per soddisfarli entrambi, il produttore può mettere a disposizione funzionalità di gestione da remoto dei dispositivi, che abilitano fattispecie di automazione e, in ogni caso, accelerano ed efficientano le procedure, massimizzando la soddisfazione di tutti i soggetti coinvolti.